仕事

【教訓】爆発寸前の詳細不明の業務は、安易に引き受けてはいけない

誰が受け取るか そんな危ないもの

みなさん こんにちは おりばーです。

転職してから数か月が経ち、色々な業務を振られることが多くなってきました。

新しい会社で働いてみた中で、強く感じたことがあります。

それは、「爆発寸前の詳細不明の業務は、安易に受け取ってはいけない」ということです。

今日は、「爆発寸前の詳細不明の業務を、なぜ受け取ってはいけないのか?」を語っていきたいと思います。

爆発寸前の詳細不明の業務を、丸投げされそうになった話

話は年末ごろにさかのぼるのですが、上司と業務上の話をしていた中で、『誰も手付かずで放置されてた仕事があるから、主担当になって、この業務やれませんか?』と持ち掛けられたことがありました。

僕は、「この仕事が、一体なんなのか?」…が、その時まったく良くわからなかったのですが、背景を聞いてみると、かなりキナ臭い感じがしたんですよね。

然持ち掛けられた、詳細不明の業務の背景

・あるテーマの業務を新しく始めないといけないという話になり、担当部署から、関連しそうな部署のメンバーを招集して会議が開かれた

・その会議の時間内に全タスクに担当がアサインできなかったので、再度打合せを設定して、担当を割り振り直すという形でお開きになった

・ところが、そのまま打合せが再設定されず、日付だけが過ぎてしまい、なにも全然進んでいないことが発覚

・誰も動けていないけど、皮切りになるタスクはもう日程的に動かないといけない(最悪間に合わない可能性大)ので、方々で担当をどうするか?と騒がれ始めた

僕は、その場で「了解しました」とは言いませんでした。

話を聞くだけでも、直近のタスクの納期がカツカツで、かつ内容も得体がしれない(なにをやればいいか、自分はよく見えていない)ヤバい仕事だったからです。

いわば得体の知れない、爆発寸前の時限爆弾に近い。

安易に安請け合いして『やります』といった瞬間、地獄の始まりになるのは目に見えています。

爆発寸前の詳細不明の仕事は、安易に安請け合いしてはいけない

こういう爆発寸前(納期がすぐそこまで差し迫っている状況)で、「やるべきタスクがどんなことがあるか?」自分では不明確な仕事を、いきなり振られることってあると思います。

いわゆる、「無茶振り仕事」というヤツです。

こういう仕事を振られたとき、「はい、やります」とその場で二つ返事をして安請け合いしてはいけません。

もちろん、「やれそうだ」と自分でも判断が出来、進め方の算段がある程度ついている仕事なら引き受けても良い。

ただ、中身が分かっていない業務を安易に引き受けてしまうと、後々とんでもない被害が生じて、自分が大損することにもなりかねません。

過去に、僕も痛い目に遭ったことがありますし、同僚でも安易に引き受けてしまい、ものの見事に爆死してしまった人もいましたからね。

安請け合いしてはいけない理由としては、以下の2つです

①仕事の詳細が分からんのに、提示された納期でやりきれるか不明

②仕事を振る方は、仕事を振られる側を、考慮しているとは限らない

理由①:仕事の詳細が分からんのに、提示された納期でやりきれるか不明

まず、仕事を振られたとき、下記のことがすぐに分かりますか?

事を振られたとき、下記のことがすぐにわかる?

・どんなタスクが必要か? 細かいところまでわかっているか?

・それらをやるのに、どれだけの時間がかかるのか?

・優先順位がどれなのか?

これが、ざっくりとでもわかっているのであればまだいいのですが、もしそうでないなら安易に「やれます!」とは言わない方が良いでしょう。

ふたを開けてみたら、とてつもなく重たい案件で、対処のしようがなかったり、納期も土台間に合うわけがない、破綻した内容だったりするからです。

おりばー
おりばー
中身も見てないうちから、判断が出来る訳がないよね

理由②:仕事を振る方は、仕事を振られる側を、考慮しているとは限らない

また、仕事を振る方が、実は仕事をふられる(アサインされる)側のことを、あまり考慮していないケースも多いです。

事を振る側は、振られる側の下記点を考慮している?

・業務負荷、スケジュール
・その仕事で使う知識や情報をどの程度もっているか?
・提示された納期までに、やれる十分な算段があるのか?

おそらく、上記点を考慮して、総合的に判断してから仕事を振ってはいないだろうと思われます。

「なんとなく暇そう」「こいつなら適当に振っておけばやるだろう」…という、浅はかな感覚だけで、適当に仕事を振っているケースも多いのです。

上記①②の理由から、振られた業務がそもそも無理のある破綻した内容だったり、あまりにも振られる側の状況を無視した内容だったりするので、安易に引き受けてはいけないのです。

なぜなら、引き受けた以上は、担当(仕事を振られた方)の全責任ということになってしまうからです。

たとえ振られた方が他の業務も忙しくなってしまったり、慣れない仕事で進捗が悪かったり、提示した日程にそもそもの無理があったという事情があったとしても…です。

余もすれば、こんなめちゃくちゃな無茶振りをされたにも関わらず、もし問題が発生したり進捗が悪かったりしてたとしても、なんのフォローもされないかもしれない。

そして、仕事を振ってきた張本人から、悪びれずにしれっと責め立てられる可能性だってあります。

こんな無茶振りをされて、結果やり切れなくて理不尽に責められたり、評価が不当に下げられてしまう事態というのは、絶対に避けたいところです。

おりばー
おりばー
振られるこちらのことをちゃんと考えて、仕事を振ってくる人ってなかなかいないよ!

心の中に、性悪説を少し持っておきましょう

爆発寸前の詳細不明の仕事を、振られそうになった場合の対処法

…とはいうものの、仕事を振られたときに、何も考えず、なんでもかんでもすぐに「できません!」と、突っぱねてしまうのも考え物です

振ってきた方への印象があまり良くなく、最悪評価を下げられてしまったり、悪いうわさが流れて仕事がやりにくくなってしまうという事態になりかねないからです。

また、にっちもさっちもいかなくて、業務を引き受けざるを得ないような状況になってしまうこともあるでしょう。

なので、こういう事態になった場合の、対処法としてはどんなものがあるかを、考えてみることにしました。

①納期と仕事内容の詳細をしつこいくらいに確認

まず、引き受ける/引き受けないを返事する前に、納期と仕事の詳細を確認しましょう。

それも、かなりしつこく明確になるまでです。

こういう無茶ぶりをしてくる人は、かなりざっくりとした仕事内容と、かなりざっくりとした納期感しか言ってこないと思います。

だけど、ふたを開けてみたら、ヤバい案件だった!なんてことを避けないといけません

なので、話をもらった段階で、出来る限りその場で細分化し、そこをしつこく聞いて明確にした方がよいです。

例えば…

き受ける/引き受けないを返事する前に、要確認

・これを完遂するために、必要なタスクがあるはずだが、こんな項目でOK?(他にもある?)

・この中で、優先はどれか? いつが納期なのか?

・時間がかかる もしくはボトルネックになりそうなタスクはどれ?

こうやってタスクを細分化し、必要なものが他にもないか? 納期はいつなのか? 優先順位はどのタスクなのか?を明確にしましょう

あなた
あなた
こんなことまで聞いていいのかな?
あなた
あなた
変なこと聞いて、相手に悪く思われないか?

…なんて、気にする必要はないですよ

振られた方は、仕事を完遂させることが求められるわけですから、終わらせるために必要な情報は、振る方に聞く権利があります。

②納期の理由を聞き、先延ばしできないかを持ちかける

たとえば、上司が

上司
上司
この件は、明後日の17時までにお願い

…と仕事を振ってきたとします。

真面目な人は、上司から振られた仕事だからと、無条件で引き受けてしまうのかもしれませんが、引き受ける前に、一度疑ってかかってほしいのです。なぜ、その納期なのかということを。

そして、場合によっては上司に直接問い正した方がいいと思います。

・なぜ明後日の17時までなのか?

・これが守れないとどうなるのか?
(やらないことによる影響がデカいのか? 単にあんたが上層部に怒られるだけのレベルなのか?)
・そもそもなぜこの仕事が必要なのか?
(ほかの業務を犠牲にしてまでやる必要があるか?)

こういった質問を上司にすると、実はその納期自体にあまり意味がなくて、『なるはや(なるべく早く)が良いから」くらいの感覚で、納期を大して考えずに仕事を振っている場合があるんですね。

上司や先輩はこちらの状況や負荷を考慮せず、納期だけ伝えとけばやっておいてくれるだろうと、タカを括っている場合が結構多いのです。

なので、理由を聞いてもどうしても他の業務を差し置いてやる必要性が感じられないものは、後まわしにさせてもらえないか交渉しましょう。

上司
上司
一度決めた納期は絶対厳守だ!

…なんて、吠えまくってる上司を良く見かけますが、納期を守ること自体が目的になってはいけません。

その業務の納期を守ったことで、何がどう影響するのか?重要な業務にまで差支えが出るほどなのかを?考える必要があります。

最優先事項にフォーカスし、さして影響のないもの、小さいものはどんどん遅延させることを考えるべきです。

③ヘルプ要因を要請しておく

それから、仕事を振られた段階で、ヘルプ要因を要請しておくことも大切かなと思います。

あなた
あなた

この業務、納期に間に合わせるように努力はいたしますが、細かい内容が把握できていないので、後々に想定以上に時間がかかってしまう可能性があります。

この部分に関しては、どなたかに手伝っていただくことは可能でしょうか?

納期に間に合わない事態を先に想定して、遅れる可能性を匂わせておきつつ、振れる仕事はどんどん振れるように、根回ししておくことが大切です。

納期ギリギリになって、間に合わないからとヘルプ要因を要請するのって、逆にこちら側が無茶振りをしているような状況ですからね。

まだリカバリーが効く段階で、振れる仕事はどんどん振れる体制を作っていくことを考えるべきです。

何なら、その業務を振ってきた張本人の力も、引きずり込んで力を借りてしまっていいと思います。

④交換条件や妥協案を提示する

また、仕事を振られる際に、代償なくノーリスクで業務が出来るわけじゃないというニュアンスを伝え、交換条件や妥協案を提示するのも効果的です。

交換条件や妥協案を提示してみよう

・今抱えているこの業務を止めて、こちらを優先していいか?

・最悪、この業務のクオリティはこのレベルまで下げていいか?

無茶振りされた仕事を100%のクオリティでこなし、その上元々抱えていた業務まで完璧にこなすなんて、限られたごくわずかな時間内でやるとなると、そもそも不可能に近い。

その業務にかけるクオリティを下げさせてもらえないか? 他の業務の優先を下げられないか? 交換条件や妥協案を持ち掛けて、かかる工数をなるべく減らすようにしましょう。

爆発寸前の詳細不明の無茶振り仕事を、振られにくくすることも大切

上記の対策は、爆発寸前の詳細不明の無茶振り仕事を、振られそうになった時の対処法ですが、仮にすべて聞き入れてもらえなかったとしても、どんどん言っていくべきだと思っています。

何故かというと、今後の無茶振りを回避、あるいは軽減させることができるからです。

既述しましたが、仕事を振る方は、振られる人のこと(業務負荷やこなせるだけの力量があるか?)をあまり考えずに、仕事を雑に振っている場合が多いのです。

そして、こういう無茶振りにいつも素直に応じ続けると、

上司
上司
あっ、こいつは丸投げして無茶振りしても、やってくれる げへへ

と、味を占め、今後もあなたに無茶振りをし続けてくるでしょう。

あなた
あなた
振られた仕事は、一生懸命やりたい
仕事は何が何でもやらないといけない それが社会人なんだから

こう考えて、前向きに取り組むことは、とても素晴らしいことです。

ですが、自分のキャパを超えた無茶振りにいつも応えて無茶をし続ければ、やがては自分の心と身体が参ってしまい、潰れてしまうかもしれません。

頑張って無茶振りに応え続けた結果、あなたの心身が壊れてしまい、満足に働くことができなくなったとしましょう。

そうすると、途端に周りの人間の期待は失望に変わります。

「なんでやってくれなかったの」 「今まではやってくれてたのに」と、こちらの事情も汲まず、心無いことを平気で言ってきます。

そして、今までの評価はどこへやら、結局評価が下がってしまうことになります。

僕も、そういう憂い目に遭ったことが何度もありました。

一生懸命仕事をやろうとする人の優しさにつけ込み、大切な資本である心身を壊しかねない無茶振りを、決して容認してはいけないと僕は思うのです。

なので、上記の対策を講じて、仕事を振る人に対して初動で牽制をしておく必要があります

こいつ、ちゃんと説明したり、タスクや納期を明確にしないと、引き受けないし、色々と聞いてきて面倒だぞ 丸投げできねーな

…と、少し警戒をさせておくことが大切です。

自分の心身の健康が、一番大切であり、重要な資本です。

それに比べたら、仕事の評価なんてのは「クラッカーの歯糞ほどのことでもない」と僕は考えています。

あなたは、自分や家族が幸せになるために働いているはずなのだから。

爆発寸前の詳細不明の無茶振り仕事をうまく回避して、自分の身を守りましょう!

まとめ

・爆発寸前の詳細不明の無茶振り仕事は、安易に安請け合いしてはいけない

・引き受ける/引き受けないを返答する前に、以下の対策を講じる

①納期と仕事内容の詳細をしつこいくらいに聞け!

②納期の理由を明確にし、先延ばしを提案する

③ヘルプ要因を要請

④交換条件や妥協案を提示する

・爆発寸前の詳細不明の無茶振り仕事を、振られにくくすることも大切

爆発寸前の詳細不明の業務は、安易に受け取ってはいけませんよ

それは単なる「無茶振り仕事」であり、振られた方が心身を壊しかねない危険な爆発物なのです。

また、仕事を振る方も、振り方(どうやれば振られた方も仕事をしやすいか)を少し考えてもらう必要があると思います。

振る方と振られる方、双方気持ちよく仕事をして、いい成果が出るような仕事になるようにしていきたいものですね。

それでは、本日はここまで

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    おりばー
    こんにちは おりばーと申します。 東京で嫁、子供2人とひっそり暮らす37歳 禿げそうな位仕事が嫌い。 趣味はサイクリング、読書、アニメを見るなど 基本は一人でのんびりやるのが好き よろしくお願いいたします。