仕事

「自分でやった方が早い」VS「人に任せる」

果たしてどっちがいいんだろうね

みなさん こんにちは おりばーです

突然ですが、皆さんは仕事で部下や後輩がいる立場でしょうか?

その時に部下や後輩に「仕事を振って任せられている」でしょうか?

今日は、「自分でやった方が早い」VS「人に任せる」について書き綴っていきますよ

「自分でやった方が早い」の大問題

まず、ある仕事が割り振られたとき、大まかに二つの選択肢があるかと思います。

①自分でやった方が早いので自分でやってしまう

②部下や後輩に振って任せる

この場合、①を選択してしまう人も多いんじゃないでしょうか?

自分でやっちゃう人
自分でやっちゃう人

人に教える手間を考えたり、その後フォローをしなければいけなかったり…出てくる成果物のクオリティーを考えたら、人に任せるのはリスクがありすぎる!

それだったら自分でさっさとやっちゃうよ

確かに、仕事は早く対応しなければならないことも多く、時間的な猶予がない場合も多いですからね。 こう思ってしまうのも至極当然だと思います。

ですが、このやり方には一つ大問題があります。

それは、その業務が完全属人化してしまい「いつまでたってもその人じゃなきゃできない」状態から抜け出せなくなることです。

https://cybozushiki.cybozu.co.jp/articles/m000281.html

僕が尊敬する「日野瑛太郎」さんも、コラムでこんなことを書いていましたが、他の人に仕事を振ってやり方を覚えて習熟してもらわない限り、いつまでたってもその業務は「自分しかできない状態」になってしまうのです。

例えば、会社で長いこと働いていれば「急用で自分が仕事を休まなくてはならない時」や、「他の業務で手一杯になってしまった時」などピンチに陥ってしまうこともあると思います。

ピンチに陥った時に誰もフォローができない状態になってしまうので、結果的にいつまでも自分が苦しい状態にさらされ続けることになってしまうのです。

そして、その業務を知り尽くした人間が急にその組織を去ることになってしまったとしたら…?

残された人間に技術や知識、ノウハウがまったく伝えられておらず、蓄積されていないので、その人が抜けただけで組織としては致命的な問題になりかねません。

こういった事態を避けるためにも、振れる仕事は部下や後輩になるべく振って仕事を覚えて習熟してもらい、自分の代わりを作ることを意識しないといけません

…とはいうものの、現実は非情である

「振れる仕事は部下や後輩になるべく振って仕事を覚えて習熟してもらい、自分の代わりを作る」

…と、こんなことをエラそうに言ってはいますが、現実はそんなに単純に事が運ぶわけではないんですよね。

そりゃー、仕事を振ってどんどん覚えてもらった方がいいんでしょうけど…

分かっていない人に教えて習熟してもらうまでには、かなりの時間を要しますし、教える手間や忍耐を要します。

それが許されるような仕事の日程感じゃないんですもん 現実は

例えば、仕事を覚えてもらおうと思って、資料作成を後輩に振った僕の例を紹介します。

ある日のこと、「他部署に説明用の技術資料を作る」仕事が降ってきました。

資料を作ることを習熟してもらうため、後輩にこの仕事を振ったものの…

この後輩の戦闘能力が低く、教育や指導にものすごい時間がかかってしまう事態になりました。

・PCの操作が分からず、そもそも資料がスピーディに作れない

・文章の「てにをは」がおかしく、全然意味が分からない

・その分野の知識が乏しく、考察が全くできていない

もちろん、出来る限りのフォローをしながら指導をしたつもりですが…

この後輩、社会人経験もまだまだ浅く、習得していないことが多すぎて、なかなか一朝一夕では上達しないんですよね

おりばー
おりばー
まー、最初なんだからできなくたって当たり前!

僕としては、この後輩にしっかり教えつつ資料を完成をさせて、その技術を習得してもらおうと思っていたのですが… 現実はそんなに悠長な事が許されるような状況ではありませんでした。

「この資料がないと他部署が動きが取れず、仕事がスタックしていろんな人が迷惑しているから、すぐに出すように」上司から催促されてしまい、もうこれ以上待ってもらうことができなくなってしまったのです。

なので、この後輩には事情を説明して資料作りを中断してもらい、僕に譲渡してもらうことにしました。

事情が事情なので、やむを得ない状況でしたが…

僕としては、「もうちょっと後輩にちゃんと教えてあげて、仕事を覚えてもらい、ちゃんとやり切らせてあげたかった」というのが本音です。

ちなみに、この仕事を譲渡された僕は、この資料作成を瞬殺しました。

ちゃんと習熟して慣れれば、こんな資料作成なんてあっさり片付くのです。

おりばー
おりばー
習熟するのって大事!

ですが、現実の仕事の現場ではこのような「部下や後輩にしっかり指導し、習熟してやりきってもらう時間的な猶予」が与えられることはほとんどないため、いつまでたっても仕事が早い人に仕事が割り振られ、その人が楽にならない事態から抜け出せなくなってしまうんですよね。

「指導や教育」がとん挫してしまった時の対処法

上記のように、「部下や後輩に仕事を振っていたのだけど、時間的な問題で中断せざるを得なくなり、最後は自分がやることになってしまうケース」は枚挙にいとまがないと思います。

こういう事態になってしまうのはある程度は仕方がないのですが…僕はなるべくこのままの状態にすることはしないようにしています。

どういうことかというと、「部下や後輩に仕事を振っていたのだけど、時間的な問題で中断せざるを得なくなり、最後は自分がやることになってしまった場合」、あとで部下や後輩に「その仕事のポイントやコツを文章化して、渡すようにしています。

例えば、上記の技術資料作成を例にすると、「僕が完成させた資料をベースにポイントやコツ、肝となる部分を明文化して、書き記して渡すのです。

実際に後輩に渡したことのある明文化した資料のイメージを記載します

後輩の立場からすれば、自分が途中までかかわっていた資料なのでBefore/Afterのイメージも湧きやすいし、ポイントやコツが明文化されていれば、そこで変に躓いて時間と労力を無駄にすることがありません。

こういうことを繰り返していけば、たとえ自分が最後にその仕事を仕上げてしまったとしても、この後輩にもスキルがどんどん蓄積されていくことになりますし、次に自分が指導する立場になった時にも、それを使えば時間と労力の短縮になりますよね。

何より、それが技やスキルとして組織に残り続けるんですよね。

確かにこんなことをやるのはものすごい手間な部分はありますが、長期的に見たら絶対にみんながHappyになるはずだし、巡り巡って自分が楽になっていくはずなのです。

いわば、未来のための種まき …「投資」なのです

上記の日野瑛太郎さんもコラムの中でおっしゃっていますが、こういう種をまいておくことは、未来の自分を助けるための「投資」に他なりません。

部下や後輩に仕事を任せるのは、確かに短いスパンで見たら時間と労力のロスなのかもしれません… ですが、長期的にみたら絶対に大きなリターンとして返ってくると思います。

おりばー
おりばー

手抜きせずにどんどん種をまいて、Happyになりましょう

まとめ

・自分でやった方が早い

たしかにその通りだが、長期的に見たら大問題の方法   技術や知識が「属人化」し、一向に自分が楽にならない

・仕事を部下や後輩にどんどん振って、仕事を覚えてもらった方がいいのだが… そんなにすんなりとはいかない   時間的にそれが許されないのが現実

・最後は自分でやるにしても、その仕事のポイントやコツは明文化して部下や後輩に渡そう

それが「未来への投資」になる

「自分でやった方が早い」VS「人に任せる」

どちらがいいのか、ケースバイケースで難しいところですが…

部下や後輩にしっかりと指導や教育を施せるだけの時間的猶予があればいいんですけどねぇ 現実は厳しいです

でも、「自分でやった方が早い」は長期的に見たら自分で自分の首を絞めることになりかねません。

いつまでもその仕事が自分から手離れできず、延々と自分がやり続けなければならないのですから。

さっさとその仕事を部下や後輩に教え、自分はもっと違う仕事ができるようにした方が良いと思います

それでは本日はここまで





ABOUT ME
おりばー
こんにちは おりばーと申します。 東京で嫁、子供2人とひっそり暮らす37歳 禿げそうな位仕事が嫌い。 趣味はサイクリング、読書、アニメを見るなど 基本は一人でのんびりやるのが好き よろしくお願いいたします。