仕事

電話VSメール 要件を伝えるのにどっちが良いのか

メールVS電話 どちらが良いか、いい加減ハッキリさせたい

 

みなさん こんにちは おりばーです。

 

突然ですが、あなたは仕事とかで相手に要件を伝える際、メールと電話どちらをよく使いますか?

 

メール? 電話?

 

実は最近、この「メール or 電話問題」でかなりモヤモヤしたことがあったので、今日はこの議題で書きなぐらせていただきます

 

要件を伝えるのに、メールと電話どっちがいいのか

最初に、僕の話で大変恐縮なのですが、僕は相手に要件を伝えるのにどちらかというとメールをよく使います。

 

おりばーが要件を伝えるのにメールをよく使う理由

 

理由①:話したいことが整理できるから

 

理由②:相手にも正確に情報が伝わりやすいから

 

理由③:電話って、正直迷惑な行為だと思うから

理由①:話したいことが整理できるから

 

まず、メールのいいところはココ  

メールを作成するのに一度言いたいことを整理し、その内容を俯瞰できるので頭の整理ができるんですよね。

 

正直、電話で話すと言いたいことを伝えそびれてしまったとか、話しているうちに、何を伝えたかったのか分からなくなってきてしまい、変なことを話していた…なんてこともありますからね。

 

僕自身、結構人見知りなところがあり、電話で話すと相手によっては緊張してしまうからというのもありますが、一呼吸おいて要件が伝えられるという点では、メールの方が助かるというのが正直な気持ちです。

理由②:相手にも正確に情報が伝わりやすいから

次に、相手にも正確に情報が伝わりやすいというのがあります。

 

電話越しに要件を伝えると、相手も耳だけで要件を聞かなければならず、正確にこちらの情報が伝わっているかがかなり怪しくなります。

こちらの要件を相手が変な風に聞き取っていて、思わぬ間違いやトラブルを引き起こしてしまう場合も少なくありません。 

 

酷いときなんか、こちらがしっかり電話で伝えた内容を、相手が間違った解釈をしてことを進めてしまい、それを相手に追及したら『そんな内容聞いていないヨ』とばかりに、シラを切って自分の間違いを認めなかったケースもありましたからねぇ…

 

「こちらの意図を間違いなく伝えた」というエビデンス(証拠)という意味でも、メールは有効な手段なんですよね。

 

Oliver
Oliver
相手がしらばっくれたら、

 

おうおう! このメールが目に入らねぇか!

 

…と印籠のように繰り出してやるもんね

理由③:電話って、正直迷惑な行為だと思うから

そして、僕が電話があまり好きじゃない最大の理由…

 

正直、電話するってもの凄い迷惑な行為じゃないですか?

 

人が何かをしているときに、いきなり強制的に割り込んできて要件を話し始めようとするんですよ? 

 

会議中だろうが、集中して書類を書いてるときだろうが、トイレで用を足している最中だろうが… 

どんなに相手が取り込んでいようが、お構いなしにかかってきて会話が始まるんですよね。

 

そして、強制的に時間をものすごい奪っていきます。 

 

僕自身、相手に電話を掛けられるのが実はすごく苦手です。 何の話かも分からずいきなりかかってくるから、緊張して身構えてしまいますし、強制的に会話が始まるから、時間が取られてものすごい損をした気持ちになります。

 

なので、逆に僕が電話をかける場合、いつも必ず心の中で躊躇している自分がいます。

 

Oliver
Oliver
相手も忙しいかもしれない。

 

今電話をしてしまうと、迷惑じゃないかな? 忙しくて邪険にされたらイヤだな

 

…と、電話を掛ける前には、いつも思っています。 (まー、単に僕が「コミュニケーション障害を患っている」というだけなのかもしれませんが。)

 

以上の理由から、僕は要件を伝える際に、なるべく電話ではなくメールを使いたいというのが本音です。

 

ただ、メールを投げっぱなしにするのは良くないとも思っています。メールを送ったからと言って相手が内容を見ているとも限らないですし。

 

なので、要件をメールで投げた後、しばらく様子をみて、リアクションが無いようなら、その時は電話で追撃しフォローをするようにしています。

 

Oliver
Oliver
すみません お忙しいところ…

 

今朝送ったメールの件でお電話したんですが… 内容は確認いただけていますでしょうか?

 

電話の話し相手
電話の話し相手
あぁ… あの件ですね  はい 内容は目を通していますよ 連絡せずにすみません

 

それで、ちょっとこちらも何点か確認したいのですが…

 

あらかじめ情報をメールで伝えてあるため、基礎情報がインプットされた状態で話ができるので、こちらとしても要件を伝えやすいですし、スムーズなやり取りができます。

 

なので、僕は

 

メールで要件をまず伝えて、その後ワンテンポおいて追撃

 

というスタイルを取るようにしています

 

Oliver
Oliver
隙を生じぬ二段構え!

 

電話での連絡を要求してくる輩

さて、ここからがこの記事の本題になります。(ここまで来るのに長いなぁ…すみません)

 

先日、このメール&電話スタイルで、ある部署に仕事の依頼をさせていただく機会がありました。

 

状況や背景、やってほしいこと、納期、注意点… 

 

この辺りを書いてメールを投げましたが、リアクションが無かったため、数時間後に電話でフォローをいれてみることにしました

 

そうしたら、いきなり怒られてしまったんです。

 

仕事の依頼先
仕事の依頼先
あのさぁ… そういうことはまずすぐ電話してくるべきだろ?

 

メールで要件を伝えるだけなんて、失礼だと思わないの?

 

それに、メールして電話でも要件伝えて…って二度手間じゃん メールするだけでも、それだけで時間使ってるよ 仕事の仕方がおかしいよ キミ

 

なんてことを言われてしまいました。

※この人とは、ほとんど面識がなく 仕事の依頼をするのもほぼ初めてでした。

 

こちらが仕事を依頼させてもらう立場なので、失礼なことをしてしまった旨はしっかり謝罪しましたが…この電話を切った後、ものすごいモヤモヤしてしまいました。

 

Oliver
Oliver
アンタが電話が好きで(メールが嫌い)で、「まずは電話をかけてくるべき」なんて常識、ハッキリ言って「知らねえ」って感じだよ

 

メールでまずは要件を伝えて、投げっぱなしにならないように電話をしているのですが… それがそんなにおかしなやり方なのでしょうか?

 

この人に限らず、結構電話での連絡を要求してくる人って結構多いです。(偏見かもしれませんが、それなりに年を食っている年配のベテラン社員さんに多い気がします。)

 

確かに、電話の方が早く要件は伝わるし、要件をメールで投げっぱなしは良くありません。 

 

ですが、色々と内容が複雑で口頭で伝えると、お互いにミスが発生して大変だと思ったのでメールでまずは連絡しようとおもったんですよね。 そして、すぐにフォローの電話だってちゃんと入れているわけで…。

 

そこまで言われるようなことでもないと思うんですが…。

 

そのくせ、こういう人って「電話ですぐ連絡さえすれば快く話を聞いてくれるのか?」と言えばそうではなく、

 

電話の話し相手
電話の話し相手
忙しいのに、いきなりなんなんだ! 失礼だ!

 

と、喚いたり、

 

電話の話し相手
電話の話し相手
なんでそんなことしなきゃいけないの? めんどくさい

 

と悪態をついたり、

 

電話の話し相手
電話の話し相手
意味が分からないから、会議を別途設定して!

 

と、結局無駄なひと手間をかけなくてはならないのです。

 

とにかく、コミュニケーションコストがかかってしょうがない。

 

コミュニケーションコストがかかる人は、面倒くさいコミュニケーションをとるのに、すごい労力(コスト)を要する人がいます みなさん こんにちは おりばーです。 会社という組織には、実にいろ...

 

Oliver
Oliver
結局、文句いいたいだけなんだよね 

あ~あ めんどくさいな こういう人  美人さんの前でお腹壊して、う〇こ漏らせばいいのに

電話、メール… 人それぞれ好みがあるから、それを相手に「強要」してはならない

今回の出来事を経て強く思ったのは、電話とメール、それぞれ特性や優れている点が違い、それぞれを好む人間も千差万別  なので、それを相手に「強要」してはならないということです。

 

確かに、僕が好んで使うメールにも弱点はあります。

 

要件をメールで書くのにそれなりの時間を使いますし、相手の顔が見えない分『誠意』や『感情』みたいなことを感じ取りにくいという点では、電話の方が合理的と言えます。

 

だけど、電話は相手の状況もお構いなしに、いきなり強制的に話を始めるわけですから、ある意味失礼な行為だと思っていますし、言った言わないとかになりかねないので、僕自身はあまり好ましい方法とは思っていません。

 

同じように考えている人も少なくないんじゃないでしょうか。

 

 

メールだって間違った手段ではないので、自分のスタイルで基本はやればよく、状況によって使い分けたり、足りない部分を電話で補間すればいいと思います

 

そして、もし相手に「連絡は電話でしてほしい」なら、その旨をちゃんと説明し、なるべく要件は電話で伝えてほしいことをお願いすればいいだけです。

 

 

すみませんが、要件はなるべく電話でいただけると助かります。 

 

私、昼間メールってほとんど目を通せなくて、もらっても見れないことがほとんどなんです。 それに、電話の方が手っ取り早いですから

 

Oliver
Oliver
あ、そうなんですね それはすみませんでした。 次回から、電話で要件お伝えしますね

 

こういう風にすれば、お互い気持ちよく仕事が出来ると思うんですが。

 

メール or 電話 各々にあったやり方があって然るべき。

 

やり方を「強要」したり、自分と違うやり方の人を、一方的に「非常識」と非難するというのは如何なものかと思います。

まとめ

 

・電話とメール、それぞれ特性や優れている点が違い、それぞれを好む人間も千差万別 

 

・やり方を「強要」したり、自分と違うやり方の人を、一方的に非常識と非難するのは良くない 

結局、メールと電話どちらが良いのかという点は、人それぞれ好みが違うので、決着がつきそうにないですね。

 

ですが、基本は自分に合ったスタイルを使い、状況によって使い分ければよいのかと思います。

 

そして、自分とやり方が違う相手を、一方的に非難はしないことが大事な気がします。

 

Oliver
Oliver
今回は、やり方がおかしいだの非常識だの、言いたい放題攻撃されたので、ちょっとイラっとしてしまいました

 

それでは、本日はここまで お問い合わせやご意見はこちらまで↓↓

    ABOUT ME
    おりばー
    こんにちは おりばーと申します。 東京で嫁、子供2人とひっそり暮らす37歳 禿げそうな位仕事が嫌い。 趣味はサイクリング、読書、アニメを見るなど 基本は一人でのんびりやるのが好き よろしくお願いいたします。